Hvordan forbereder I jer på et besøg fra arbejdstilsynet?

Arbejdstilsynet kan besøge jer både anmeldt og uanmeldt

Ved et uanmeldt besøg er det naturligvis svært at forberede sig på forhånd. Derfor er det vigtigt, at arbejdsmiljøgruppen har styr på dokumentationen i det daglige (dvs. APV, handlingsplaner, referater, mv.), så I let kan fremvise de relevante dokumenter til den tilsynsførende ved et uanmeldt besøg. 

Ved et anmeldt besøg har I derimod mulighed for at forberede jer på en række forhold:

1. Information om tilsynet på arbejdspladsen

Ledelse, medarbejdere og tillidsrepræsentanter bør altid orienteres om et kommende tilsynsbesøg. Læs derudover op på lokale MED- eller lokalaftaler, som kan indeholde beskrivelser af, hvem der skal orienteres og deltage i besøget. Derudover bør eventuelle interne arbejdsmiljøkonsulenter orienteres og inddrages i processen. 

2. Deltagere

Et besøg varer typisk 2 timer afhængigt af organisationens størrelse og eventuelle arbejdsmiljøproblemer. Sørg for at aftale hvem der tager noter og referat undervejs. Under besøget afholdes et indledende møde, hvor ledelsen samt en bredere kreds af arbejdsmiljørepræsentanter og evt. tillidsrepræsentanter deltager. Derefter vises den tilsynsførende rundt på arbejdspladsen for at vurdere det fysiske arbejdsmiljø og tale med medarbejderne. Ved denne rundvisning er det mere hensigtsmæssigt at kun få udvalgte går med.

3. APV-resultater

Til det indledende møde skal I kunne redegøre for jeres seneste APV samt jeres efterfølgende arbejde med handlingsplaner og opfølgning herpå. Den tilsynsførende har krav på at få svar på alle sine spørgsmål og kan tilbyde sparring og hjælpe jer til at blive endnu bedre til at forebygge samt følge op på problemer i arbejdsmiljøet. 

4. Obligatorisk dokumentation

Sørg for at I har styr på al obligatorisk dokumentation. Herunder; referat fra den årlige arbejdsmiljødrøftelse, brugsanvisninger til alle maskiner og tekniske hjælpemidler, dokumentation på lovpligtigt eftersyn af maskiner og udstyr, uddannelsesbeviser (herunder certificeringer ifm. særlige arbejdsområder og AMO’s arbejdsmiljøuddannelse) samt en skriftlig rygepolitik. 

5. Information om resultaterne af tilsynet

Efter tilsynet bør medarbejdere og ledelse orienteres om resultatet. Hvis resultatet viser, at I overholder alle regler og love samt har modtaget en grøn smiley, kan I naturligvis glæde jer over det. Det kan også være I har fået input til, hvordan I fremadrettet kan forbedre sundhed og trivsel på arbejdspladsen, som I kan arbejde videre med. Hvis I omvendt har fået et påbud, er det essentielt at hele organisationen inddrages i analysen af de pågældende problemer, og at I samarbejder om at rette op på dem.