Alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en arbejdspladsvurdering (APV).

Hvor ofte en arbejdspladsvurdering skal gennemføres er som udgangspunkt op til arbejdsgiver. Der er dog krav om at APV’en skal revideres, når der sker ændringer, som har betydning for arbejdsmiljøet, og det skal foregå minimum hvert tredje år. 

Der er metodefrihed, når der drejer sig om, hvordan man vil gribe APV-arbejdet an, men der er en række generelle krav til APV’en: 

• Det er arbejdsgiverens ansvar, at virksomheden udarbejder en APV, og at medarbejderne bliver inddraget.
• APV’en skal være skriftlig og være tilgængelig for både ledelsen og medarbejderne.
• Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde igennem hele APV-processen. Har virksomheden en arbejdsmiljøorganisation (AMO) skal de inddrages i processen. 
• Det skal klart fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre virksomhedens handlingsplan i praksis.

Derudover skal APV’en indeholde fem specifikke faser: 

Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø

Kortlægningen skal afdække det fysiske og psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. Det kan f.eks. gøres gennem samtale og interviews med medarbejderne eller elektroniske spørgeskemaer. Health Group anbefaler brugen af spørgeskemaer for at øge fortroligheden i medarbejdernes besvarelser og for at sikre at flertallet høres og ikke blot dem, som råber højest.

Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer

Hvis første fase identificerer arbejdsmiljøproblemer, skal disse beskrives, og virksomheden skal vurdere, hvordan de kan løses. I beskrivelsen af løsningerne skal virksomheden bl.a. være opmærksom på at forebygge at problemet opstår igen, og at løsningen rettes mod kilden til problemet. 

Inddragelse af virksomhedens sygefravær

Problemer i arbejdsmiljøet kan være med til at føre til sygefravær, og derfor skal sygefravær inddrages i APV’en. Det er ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men virksomheden skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær. 

Prioritering af løsninger på arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan

Løsninger på de konstaterede problemer i arbejdsmiljøet skal prioriteres og nedskrives i en handlingsplan. Handlingsplanen skal således indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker. Det kan også blive nødvendigt at prioritere mellem forskellige forslag til løsning af de enkelte problemer. Vær opmærksom på at effekten af løsningerne skal være målbare, så det er muligt at følge op på, om løsningerne har haft en ønskede effekt. 

Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen

Der skal etableres retningslinjer for, hvordan virksomheden vil følge op på handlingsplanen. Heraf skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for pågældende handlingsplan, hvornår og hvordan det afgøres om løsningen har virket, og om handlingsplanen skal revideres.