Hvad er en APV?

En arbejdspladsvurdering giver virksomheder mulighed for at arbejde systematisk og effektivt med deres arbejdsmiljø. Overordnet handler en APV om at kortlægge virksomhedens arbejdsmiljø og udpege de områder, som kan forbedres. Undersøgelsen kan blandt andet vise, hvorfor der eventuelt er højt sygefravær blandt medarbejderne. En APV kan derfor være et godt redskab til at styrke trivslen blandt medarbejderne – og på den måde styrke virksomheden i sig selv.

Hvordan foregår en APV?

En APV kan udarbejdes på flere måder. Man kan enten lave et interview med de ansatte, hvor spørgsmålene bliver afsæt for en dialog, eller man kan lave et spørgeskema til medarbejderne. Desuden kan undersøgelsen gennemføres såvel internt som af eksterne eksperter. Når man laver en APV, er det dog vigtigt at være opmærksom på metoden, man anvender til undersøgelsen samt dens begrænsninger. Derfor må man også være åben over for konklusionerne.

Når data fra undersøgelsen er blevet analyseret udarbejdes en handlingsplan for at forbedre arbejdsmiljøet. Når handlingsplanen er implementeret er det vigtigt, at arbejdsmiljøet revideres regelmæssigt for at sikre, at det forbliver på et tilfredsstillende niveau. 

Hos Health Group har vi god erfaring med at lave APV undersøgelser gennem et spørgeskema. Denne metode har flere fordele. For det første kan det foregå anonymt, og alle har dermed mulighed for at give deres mening til kende. Desuden kan resultaterne kvantificeres. Det vil sige, at frem for at det er den mest højtråbende og dominerende medarbejder, der bestemmer udfaldet af undersøgelsen, er det majoritetens holdning, der vægter.

Hvilke krav er der til en APV?

APV er en lovpligtig vurdering af arbejdsmiljøet på en arbejdsplads. Den skal sikre, at arbejdsmiljøet er sikkert og sundt for medarbejderne og at arbejdspladsen lever op til gældende lovgivning.

APV skal indeholde følgende

APV’en skal indeholde en beskrivelse af arbejdspladsen, de arbejdsmetoder der anvendes, de risici der er forbundet med arbejdet, og hvordan disse håndteres. Derudover skal APV’en indeholde en plan for, hvordan arbejdsmiljøet kan forbedres og hvordan man holder det på et tilfredsstillende niveau. Der er metodefrihed, når der drejer sig om, hvordan man vil gribe APV-arbejdet an, men der er en række generelle krav til APV’en.

• Det er arbejdsgiverens ansvar, at virksomheden udarbejder en APV, og at medarbejderne bliver inddraget.
• APV’en skal være skriftlig og være tilgængelig for både ledelsen og medarbejderne.
• Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde igennem hele APV-processen. Har virksomheden en arbejdsmiljøorganisation (AMO) skal de inddrages i processen. 
• Det skal klart fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre virksomhedens handlingsplan i praksis.

Derudover skal APV’en indeholde frem specifikke faser:

1. Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø

Kortlægningen skal afdække det fysiske og psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. Det kan f.eks. gøres gennem samtale og interviews med medarbejderne eller elektroniske spørgeskemaer. Health Group anbefaler brugen af spørgeskemaer for at øge fortroligheden i medarbejdernes besvarelser og for at sikre at flertallet høres og ikke blot dem, som råber højest.

2. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer

Hvis første fase identificerer arbejdsmiljøproblemer, skal disse beskrives, og virksomheden skal vurdere, hvordan de kan løses. I beskrivelsen af løsningerne skal virksomheden bl.a. være opmærksom på at forebygge at problemet opstår igen, og at løsningen rettes mod kilden til problemet. 

3. Inddragelse af virksomhedens sygefravær

Problemer i arbejdsmiljøet kan være med til at føre til sygefravær, og derfor skal sygefravær inddrages i APV’en. Det er ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men virksomheden skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær. 

4. Prioritering af løsninger på arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan

Løsninger på de konstaterede problemer i arbejdsmiljøet skal prioriteres og nedskrives i en handlingsplan. Handlingsplanen skal således indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker. Det kan også blive nødvendigt at prioritere mellem forskellige forslag til løsning af de enkelte problemer. Vær opmærksom på at effekten af løsningerne skal være målbare, så det er muligt at følge op på, om løsningerne har haft en ønskede effekt. 

5. Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen

Der skal etableres retningslinjer for, hvordan virksomheden vil følge op på handlingsplanen. Heraf skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for pågældende handlingsplan, hvornår og hvordan det afgøres om løsningen har virket, og om handlingsplanen skal revideres. 

Hvad er det gode spørgeskema?

Det gode spørgeskema indeholder ikke mange spørgsmål men derimod de rigtige spørgsmål. Det vil sige spørgsmål, der er fundet belæg for, påvirker vores trivsel på arbejdspladsen. Det er vigtigt, at spørgsmålene er relevante og aktuelle for den enkelte medarbejder, og derfor skal spørgsmålene også tilpasses til medarbejderens rolle i organisationen.

Et godt spørgsmål bør ikke være ledende, men hvis man tilføjer ord som “tilstrækkelig” eller “passende” får svaret en værdi, der kan gøre det lettere at drage en konklusion i analysefasen.

Eksempelvis; for mange har “klare mål i arbejdet” betydning for motivationen, mens enkelte kan opleve, at “klare mål i arbejdet” har mindre betydning. Skriver man i stedet “tilstrækkeligt klare mål”, kan man af resultatet udlede, hvorvidt de er gode nok.

Herudover er det nødvendigt for udfaldet af resultaterne, at spørgsmålene er valideret. Det betyder, at der skal være overensstemmelse med det, der spørges om, og det medarbejderen forstår ved spørgsmålet. Der skal med andre ord ikke være forvirring om det, der spørges om.

Den gode analyse udmunder sig i resultater, som faktisk viser, hvad der er vigtigt for medarbejderne på arbejdspladsen, og hvad der kan forbedre den generelle trivsel.

Huskeliste til det gode spørgeskema

• Ikke mange men de rigtige spørgsmål.
• Spørgsmålene skal være relevante og aktuelle.
• Spørgsmålene må ikke være ledende men skal kunne drages konklusioner ud fra i analysefasen.
• Spørgsmålene skal være validerede.

Hvornår skal man gennemføre en APV?

APV skal gennemføres minimum hvert 3. år, og skal revideres hvis der sker ændringer i arbejdsmiljøet. Det er vigtigt at gennemføre APV regelmæssigt for at sikre et sikkert og sundt arbejdsmiljø for medarbejderne. 

Hvorfor benchmark?

Et benchmark, som med fordel kan være branchespecifikt, giver virksomheden et sammenligningsgrundlag og dermed en pejling af medarbejdernes trivsel ift. andre arbejdspladser. Benchmark skal ikke betragtes som en facitliste men sammenligningen er alligevel et yderst brugbart værktøj, når indsatsområderne skal prioriteres.

Er det fordelagtigt at få ekstern hjælp?

Det kan være en fordel at benytte ekstern hjælp til interne undersøgelser i virksomheder. Når relativt følsomme emner som sygefravær, sociale relationer mellem kolleger og leder samt eventuelt krænkende adfærd kortlægges, så kræver det i mange tilfælde anonymitet, før respondenten ønsker at besvare sandfærdigt. Derfor er det fordelagtigt for undersøgelsens udfald at vælge eksterne eksperter, der er vant til at arbejde med APV, og som sikrer fortroligheden overfor arbejdsgiveren.

I sidste ende handler det om, at resultaterne i videst muligt omfang afspejler virkeligheden, og det kræver, at respondenten er tryg i sin besvarelse.

Desuden er en god kortlægning over arbejdspladsens trivsel en ressource- og tidskrævende proces, og hvis der ikke er tid eller overskud til at gøre det grundigt, er det bedre at overlade ansvaret til professionelle. Det er nemlig lovpligtigt, at en APV foretages mindst hvert tredje år.

Hvis du vil høre mere om, hvordan virksomheden opnår en ansvarlig virksomhedsstrategi med en APV, er du velkommen til at kontakte os i dag.

Få hjælp til jeres APV af Health Group

Health Group kan hjælpe med at gennemføre en APV, der lever op til gældende lovgivning og sikrer et sikkert og sundt arbejdsmiljø for medarbejderne. Hvis du vil høre mere om, hvordan virksomheden opnår en ansvarlig virksomhedsstrategi med en APV, er du velkommen til at kontakte os i dag.