Information og forholdsregler ved online helbredsundersøgelser – IKEA

Information og forholdsregler ved online helbredsundersøgelser – IKEA
(English Below)

  1. Undersøgelsens formål og art

Helbredskontrollen består af et online spørgeskema, med efterfølgende mulighed for en opfølgende samtale. Formålet med helbredskontrollen er at give medarbejdere, der arbejder om natten en mulighed for at sikre sig, at deres helbredstilstand ikke er af en sådan karakter, at de udsætter sig selv for en unødig helbredsrisiko ved at arbejde om natten.

Kravet om helbredskontrollen skyldes, at det er en væsentlig belastning for helbredet at være vågen i nattetimerne og sove om dagen. Hvorvidt du ønsker at tage imod tilbuddet om helbredskontrol er op til dig selv, men IKEA er forpligtet til at tilbyde det.

Hvis du takker nej til tilbuddet om helbredskontrol, kan du først kræve en helbredskontrol, når din arbejdsgiver igen giver tilbud herom efter reglerne, det vil sige med regelmæssige mellemrum på mindre end 2 år.

  1. Undersøgelsens metode

Spørgeskemaet er baseret på en række spørgsmål, som har fokus på medarbejderens selvvurderede helbred, trivsel, vaner og sygdomshistorik. Der stilles bl.a. spørgsmål til:

– Det fysiske og psykiske/sociale arbejdsmiljø

– Trivsel på arbejdspladsen

– Søvnmønster

– Kostvaner

– Motionsvaner

– Lægediagnosticerede sygdomme, fx sukkersyge eller epilepsi.

– Symptomer fra kredsløb og luftveje, træthed, almen utilpashed, hovedpine og mavetarmsymptomer.

– Medicinforbrug

Når du har booket tid i portalen, skal du besvare spørgeskemaet. Du vil blive ringet op af en sundhedskonsulent fra Health Group A/S på den ønskede tid, der vil give en sundhedsfaglig vurdering af dine resultater, og tale om forbedring og målsætning for din sundhedstilstand.

Hvis dine besvarelser indikerer helbredsproblemer eller gener forårsaget af natarbejdet, bliver du anbefalet at søge egen læge til en uddybende undersøgelse.

  1. Eventuelle risici, der er forbundet med undersøgelsen

Hvis resultaterne fra din helbredskontrol indikerer helbreds- og eller sygdomssymptomer, vil du blive anbefalet at få foretaget en uddybende helbredsundersøgelse hos din praktiserende læge eller arbejdsmedicinsk klinik.

Virksomheden får ikke oplysninger om, hvilke medarbejdere, der tager imod tilbuddet, og hvilke der ikke gør.

  1. De eventuelle konsekvenser, som undersøgelsens resultater kan få for lønmodtageren:

Helbredskontrol kan resultere i, at du vurderes til ikke at være egnet til natarbejde. Som ansat må du selv meddele din arbejdsgiver dette, da dine lægefaglige oplysninger ikke bliver videregivet til din arbejdsgiver.

Loven pålægger arbejdsgiveren at overføre natarbejdere, der lider af helbredsproblemer, som påviseligt skyldes natarbejde, til dagarbejde, hvis det er muligt.

  1. Karakteren af de oplysninger, som kan fremkomme ved undersøgelsen, herunder størrelsen af risikoen for fremtidig sygdom m.v.

Undersøgelsen er en screening for gener og risiko ved natarbejde. Det betyder, at karakteren af oplysningerne ikke er diagnosticerende, men vejledende.

  1. Undersøgelsens opfølgning, herunder om underretning af Arbejdsgiveren

Alle besvarelser og personlige oplysninger bliver behandlet fortroligt og er altid anonymt i forhold til arbejdsgiver.

Kun generelle resultater kan i en samlet rapport videregives til arbejdsgiveren, dvs. de resultater, der ikke kan føres tilbage til enkeltpersoner (dvs. min. 20 medarbejdere) og som er vigtige for at iværksætte forebyggende foranstaltninger. Resultaterne i rapporten er altid anonymiseret.

Arbejdstilsynet vil blive orienteret om resultaterne. Arbejdstilsynet vil derefter gøre virksomheden bekendt med, om resultaterne giver anledning til foranstaltninger. Det kan bestå af eventuelle anbefalinger i forhold til arbejdets tilrettelæggelse – dog altid kun, hvis den enkelte medarbejders anonymitet kan sikres ved tilbagemeldingen. Det betyder, at en tilbagemelding normalt kun bliver relevant ved virksomheder over 20 ansatte.

Virksomheden risikerer at blive draget økonomisk til ansvar, hvis en medarbejder pådrager sig en sygdom, der kunne være opdaget i tide ved helbredskontrol.

  1. Hvordan opbevares undersøgelsens resultater?

Health Group registrerer, opbevarer og behandler dine personoplysninger og registrerede data sikkert og i henhold til persondataforordningen og tilhørende databeskyttelseslov, herunder:

– databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016)
– databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23/05/2018)

Typer af personoplysninger, der behandles:
a) Almindelige personoplysninger, herunder navn, køn, mail, fødselsdato mv.

  1. b) Følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om helbredsmæssige forhold.

Health Group har tavshedspligt i forhold til de personoplysninger, som de kommer i besiddelse af.

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, hvorefter data slettes. Oplysningerne kan gemmes i anonymiseret form til statistisk brug.

Det er kun personer, som Health Group har autoriseret hertil, som får adgang til data/oplysningerne registreret i forbindelse med helbredskontrollen på dinsundeside.dk.

  1. Undersøgelsens karakter – og muligheden for, at et undersøgelsesresultat kan indvirke på den undersøgtes livsforventning og selvopfattelse.

Ved at takke ja til undersøgelsen, vil du blive gjort opmærksom på risikofaktorer ved dit helbred i forhold til dit arbejde. Det kan have betydning for den måde du opfatter dit helbred på. Hvorvidt dette har indflydelse på din livsforventning, er meget individuelt. Der er dog ikke noget i undersøgelsen, der direkte evaluerer på livsforventning. Hvis der er alvorlige tegn på helbredsrisici, anbefales det, at du ikke forholder dig til livsforventning, men kontakter egen læge.

Information and precautions for online health examinations

  1. The purpose and design of the survey

The online medical check is based on an online questionnaire. The purpose is to give night/shift workers an opportunity to make sure, that their current health is not being compromised by exposure of health risks associated with working at night.

The requirements of a medical check are due to evidence associating being awake at night and sleeping during daytime with serious health impacts.

Your employer is obligated to provide the medical check, but your participation is voluntary.

  1. The method of the survey

The online medical check is based on an online questionnaire with the focus of collecting information on self-rated health, wellbeing, habits and medical history. The questions relate to:

  • The physical and mental/social work environment
  • Well-being at work
  • Sleep patterns
  • Diet
  • Exercise habits
  • Diagnosed diseases, such as diabetes or epilepsy
  • Symptoms of cardiovascular and respiratory character, fatigue, malaise, headache and gastrointestinal symptoms
  • Medications

Once you have booked time in the portal, you must answer the questionnaire. You will be called by a health consultant from Health Group A / S at the desired time, who will give a health professional assessment of your results, and talk about improvement and goals for your health condition.

If your answers indicate health problems or nuisances caused by night work, you will be recommended to see your own doctor for an in-depth examination.

  1. The potential risk associated with the survey

If your result indicates health impacts or symptoms caused by shift work, you will be recommended to see your general practitioner for a more thorough examination.

Your employer will not be notified about which employees accept to participate in the health check.

  1. The potential consequences, the result might have for the employee

The result of the questionnaire might indicate that you are not suitable for shift work. If so, it is your responsibility as an employee to notify your employer afterwards.

The law requires the employer to transfer shift workers suffering from health problems due to working at night, to day shift – if possible.

  1. The nature of the information that may result – including the size of the risk of future disease etc.

The medical check is a screening for symptoms and risks associated with shift work. The result should be interpreted as suggestive – not diagnostic.

  1. Follow-up of the medical check

All results are anonymous as well as all personal information is kept confidential to your employer. With the purpose to implement preventive measures there might be disclosed a report to the employer. If so, it is essential that results cannot be traced to individuals – meaning that min. 20 employees must participate to make a report an option.

The Danish Working Environment Authority (Arbejdstilsynet) will always be informed of the results. They also hold the responsibility to notify the company afterwards, if the results cause reason to act. The feedback from the Danish Working Environment Authority (Arbejdstilsynet) can be expressed by recommendations in relation to the organization of work, but only if the anonymity of the employees is ensured.

The employer can be kept financially responsible if an employee develops a disease which could have been discovered by frequent medical checks.

  1. How are the results of the survey being kept?

Your personal information and registered data are safely registered, stored and handled by Health Group and in accordance with the EU General Data Protection Regulation and associated law of Protection of Data, including:

– The Regulation of Protection of Data (The EU Parliament and the Council of the EU 2016/679 of April 27, 2016), which became effective at May 25, 2018.

– Data Protection Act (lov nr 502 af 23/05/2018)

The types of personal data that are handled in connection with dinsundeside.dk are:

  1. a) Ordinary personal data, including first and last name, gender, email address, date of birth etc.
  2. b) Sensitive personal data, including information regarding health conditions

Health Group follow the duty of confidentiality regarding the personal data, which Health Group are in possession of.

Only individuals authorized by Health Group have access to the data registered in connection with the online medical check at dinsundeside.dk

Data gained in connection with the medical check at dinsundeside.dk will be stored and processed for a period of 5 years. After that data will be deleted. Your data may be used may be used anonymized for statistical purpose.

  1. The implications of the survey, including possible impact on life expectations and self-perception for the employee

By participating in the medical check, you will be made aware of current health risk factors in relation to working at night. It cannot be excluded that this will impact the way you perceive your general health. Whether this potential change in perception has an impact on your life expectations is an individual matter. However, no parameters in the survey evaluates directly on life expectations. In case any signs of health hazards occur from the medical check, you are recommended to visit your general practitioner before dealing with life expectations.